Örnek bir hizmetiçi eğitim şartnamesi!

2007-2011 yılları arasında Orman Genel Müdür Yardımcısı olarak görev yaptım. Eğitim Dairemizle birlikte çalıştık.

En çok zorlandığımız konulardan birisi “hizmetiçi eğitimler” idi. O yıllarda her Daire çalışacağı acentayı kendisi buluyor, farklılıklar ve zorluklar ortaya çıkabiliyordu.

Uygulandı mı bilemiyorum ama ortak bir taban olması açısından aşağıdaki şartnameyi hazırlamıştık. Umarım ki birilerinin faydasına olur .

İsmail Belen

 

Orman Genel Müdürlüğü Hizmet içi Eğitim ve Toplantı Organizasyonu Hizmet Alımı Şartnamesi

 

 

1.      Amaç

Bu şartnamenin amacı Orman Genel Müdürlüğünce düzenlenecek hizmet içi eğitim ve toplantıları organize etmeye talip olan yükleniciler tarafından uyulacak şartları belirlemektir.

2.      Kapsam

Orman Genel Müdürlüğünce yapılacak hizmet içi eğitimler, toplantılar, çalıştaylar ve  paneller bu şartname kapsamında olup bundan sonra kısaca “toplantı” şeklinde ifade edilecektir. Hizmeti verecek şirket, şirketler topluluğu veya vakıf ise “yüklenici” olarak zikredilecektir.

3.      Bütçe

Toplantılar için Orman Genel Müdürlüğünce herhangi bir bütçe tahsis edilmemiş olup, yükleniciler hizmet bedellerini doğrudan katılımcılardan alacaklardır.

Bu hizmet alımının kişi başı üst tavanı, bu şartnamede yazılan tüm hususlar ve KDV dâhil … TL dir.

Bu şartnamede belirlenen tüm hususları kabul etmek şartı ile bu miktar üzerinden en fazla indirim yapan firma ile sözleşme imzalanacaktır. Sözleşme imzalama ve iş ve işlemleri takip etmek üzere Eğitim Şube Müdürüne yetki verilmiştir. Teklifler kapalı zarf usulü ile verilecektir.  Zarflar komisyon ve istekliler huzurunda açılacaktır. Bunun için bugüne kadar Genel Müdürlüğümüzle çalışmış firmalardan en az 5 (beş) danışmanlık ve organizasyon firmasına davetiye gönderilecektir.

İdare; teklifleri yeterli görmezse açık yolla daha fazla indirim isteyebileceği gibi ilgili firmaların kendilerine hizmet verecekleri otel listesini / ve fotoğraflı bilgilerini isteyerek bilahare kararlarını açıklayabilecektir.

 

 

4.      Komisyon

İhale işlemleri; Eğitim Dairesinin bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısının başkanlığında, Eğitim Dairesi Başkanı, İMİ Dairesi Başkanı, Eğitim Şube Müdürü ve Döner Sermaye Merkez Şube Müdüründen müteşekkil bir komisyon tarafından yerine getirilir. Yazışmalar Eğitim Şube Müdürlüğünce yapılır.

5.      Genel Şartlar

 

1. Yüklenici firmanın deneyimini gösteren A grubu acente belgesi en az 5 yıllık olacak ve gerekli Kalite Belgeleri bulunacaktır. Yüklenici firma taşeron olmayacak, doğrudan işi kendisi yapacaktır. Bu maksatla sabit iş yeri adresi bildirecektir.
2. Yüklenici tarafından bir web sayfası hazırlanacak, tüm işlemler web üzerinden ve OGM kurumsal e-posta kullanılarak yapılacaktır. Orman Genel Müdürlüğü yüklenici tarafından talep edilen bilgileri üç gün içersinde teslim edecektir.
3. Bu genel şartnameye ek olarak, burada açıklık bulunmayan konularla sınırlı olmak şartıyla her toplantı için yükleniciye ilave masraf getirmeyecek ek bir şartname hazırlanabilecektir.
4. Bu şartname ile istenen fiyatlar iki kişilik odada bir kişi fiyatıdır. Odalar en fazla üçer kişilik olabilecektir.
5. İki kişilik veya double odada bir kişi kalınması durumunda bu fiyatlar üzerine en fazla %50 ekleme yapılabilecektir.
6. Bu şartname ile belirlenen fiyatlar tüm Türkiye için geçerlidir. Yüklenici tarafından turizm dönemi haricinde organize edilen tüm toplantılarda aynı fiyat dikkate alınır.
7. Toplantıların beş yıldızlı otellerde yapılması esastır. Yüklenici; en azından bir ay öncesinden haber verilmek şartıyla, idarenin belirlediği herhangi bir ilde otel bulmayı ve bu şartnamenin diğer bölümlerinde belirlenen şartlar dâhilinde eğitimi/toplantıyı gerçekleştirmeyi taahhüt eder.  İstenilen ilde veya ilçe merkezinde veya yakın mahalde 5 yıldızlı otel olmaması halinde ve yerel orman idaresince bu husus teyit edilmesi halinde dört yıldızlı ve üç yıldızlı otellerde de toplantı yapılabilir. Bu durumda fiyatlar karşılıklı olarak yeniden belirlenir. İdari işi vermekte, yüklenici almakta serbesttir.

 

1. Orman Genel Müdürlüğüne, Çevre ve Orman Bakanlığına ve bağlı birimlerine ve diğer kamu kurumlarına ait mekânlarda toplantı yapılması halinde, Maliye Bakanlığınca belirlenen fiyatlar esas alınmak suretiyle, yüklenici ile ortak çalışılabilir. Bu husus ayrıca değerlendirilir.
2. Yolculuk giderlerinde azami tasarruf sağlanması amacıyla otellerin mümkün olduğunca şehir merkezlerine, otobüs terminal veya duraklarına ve havaalanlarına yakın olmasına öncelik verilecektir. Ancak temin edilecek otellerin de-luks veya standartların üzerinde otel olması halinde yüklenicinin mahallin otogarına servis hizmeti sağlaması şartıyla bu tür de-lüks otellerde kabul edilebilecektir.
3. Yüklenici; üniversitelerin ilgili bilimlerinden mezun olmuş ve/veya organizasyon ve turizm sektöründe tecrübeli, veri tabanlarını yönetecek ve tüm yazışmaları,  e-postaları yapabilecek şekilde bilgisayara hakim, tercihen yüksek lisans yapmış, akıcı şekilde yabancı dil konuşup yazabilen, seyahat engeli olmayan bir elemanı sözleşme yürürlükte olduğu sürece Orman Genel Müdürlüğünün emrine verecektir. Bu elamanın maaşı aynı şartlarda OGM’de çalışan bir kişinin maaşından daha az olamaz. Maaş, sigorta vs. gibi hususlar OGM’ce de takip edilecek ve şartnamenin esas hükümlerinden birisi olarak kabul edilecektir. Bu kişi için Genel Müdürlükçe uygun bir masa tahsis edilir. Bilgisayar ve diğer donanımlar, sarf malzemeleri yüklenici tarafından karşılanır.
4. Bir taahhüt içermemekle birlikte idare, toplantı dışında yapacağı diğer organizasyonlar için de (açılış merasimleri, tören atma vs.) öncelikli olarak bu ihaleyi alan yükleniciye teklif götürmeyi kabul eder.
5. Yapılacak işle ilgili ek şartname imzalandıktan sonra yapılacak tüm işlemler, yazışmalar yüklenici tarafından yürütülecektir. Bu konuda kurum gerekli desteği verecektir.
6. Yüklenici Orman Genel Müdürlüğü merkezindeki toplantılar için de ilave maliyet getirmemek şartıyla her türlü destek vermeyi taahhüt eder.
7. Yüklenici firmalar,toplantı tarihlerini içeren bir sözleşmeyi ilgili otel ile yaptıktan sonra ve bu sözleşmeyi Genel Müdürlüğe resmi olarak ilettikten sonra, toplantının iptal edilmesi veya tarihinin değiştirilmesi gibi durumlarda yüklenicinin mağduriyeti giderilecektir.
8. Aynı şekilde toplantı tarihinde yüklenici ve otelden doğan aksaklığa istinaden toplantının icra edilememesi durumunda, o ana kadar yapmış olduğu tüm masraflar yükleniciye ait olmak şartıyla eş değer bir otele aktarabilecek ancak tüm katılımcılara duyurmayı da taahhüt etmiş olacaktır.

 

 

 

5.1.            Otel, Eğitim, Teknik Geziler ve Salonlarla İlgili Şartlar

 

1. Katılımcılar için otellerin girişlerinde özel olarak hazırlanmış karşılama masalarında karşılanacak ve otel idaresi ile muhatap olmadan işlemlerini tamamlayacaklardır. Orman Genel Müdürlüğü için görev yapan elemanlar otelin elamanlarından ayrı, tek tip bir kıyafet giyecek ve yaka kartlarında isim-soy isimleri belirtilecektir.
2. Her katılımcı için yaka kartı hazırlanacak ve girişte kendilerine verilecektir.
3. Karşılama esnasında; otelde kalma şartları, toplam ödenecek ücret, ücretli ve ücretsiz aktiviteleri, programı, katılımcıları, eğiticileri tanıtan broşür kendilerine takdim edilecektir. Bu broşürlerin hazırlanması ve bastırılıp çoğaltılması yükleniciye ait olacaktır.
4. Sabah, öğlen ve akşamları olmak üzere üç öğün açık büfe yemek verilecektir. Açık büfe olmaması halinde menü müştereken belirlenecektir. Ders aralarında sınırsız çay-kahve servisi sağlanacak, günde iki kez kuru pasta servis edilecektir. Salonlarda sürekli içme suyu hazır edilecektir. Odalarda da günlük ücretsiz bir litre su bulunacaktır.
5. Eğitim programına ve katılımcı sayısına uygun toplantı salonları ayarlanacak, toplantı salonlarında ve tercihen odalarda ücretsiz internet bağlantısı sağlanacaktır. Salonların ses düzeni, projeksiyon cihazı, mikrofon hizmeti, eğitim hostesliği hizmeti yüklenici tarafından verilecek, hostes ve teknik ekip sürekli hazır bekleyecektir.
6. Her toplantıda salonuna, konusuna göre organizasyon görseli yapılacaktır. Mümkün olması halinde otele ait televizyon/sunum ekranları ile katılımcılar bilgilendirilecektir.
7. Toplantı salonunun kolay bulunabilmesi için yön tabelaları konulacaktır.
8. Karşılama masasının karşısına ve/veya toplantı salonu girişine eğitim programının saatleriyle birlikte yazılı olduğu ayaklı pano yapılacaktır.
9. Otelin ana kapısına veya gösterilecek yere tarih ve eğitim konusunun yazılı olduğu ‘’Hoş geldiniz’’ pankartı asılacaktır.
10. Bir adet fotokopi makinesi, yeteri miktarda masaüstü veya dizüstü bilgisayar hazır edilecek, eğitim esnasında talep edilen yazılar karşılanacaktır. Her toplantı için tarafımızdan hazırlanan basın bülteninin basına servis edilmesi vb. takip işleri yüklenici tarafından basına servis edilecektir.
11. Açılış merasimleri, İstiklal Marşı, Türk Bayrağı, açılış yazıları, kuruma ait bayraklar yüklenici tarafından hazır edilecektir.

 

1. Tüm katılımcılar için katılım belgesi hazırlanacaktır.
2. Talep gelmesi durumunda Üst Düzey Yöneticilere ve Eğiticilere transfer hizmeti verilecek, her elli kişi için bir adet olmak üzere süit oda hazırlanacaktır. Odalar için fiyat farkı istenmeyecek, iki kişilik odada bir kişi için belirlenen fiyat alınacaktır.
3. Otellerde hamam, sauna, kapalı havuz, fitnes ücretsiz olarak sunulacak, otelden çıkışlar öğle yemeğinden sonra yapılacaktır.
4. Katılımcıların refakatinde birilerini getirmesi durumunda aynı şartlar geçerli olacak, 0-6 yaş arası ücretsiz, 6- 12 yaş arası %50 ücretli olacaktır.
5. Yemeklerden doğacak herhangi bir hastalık ve benzeri konulara anında müdahale edilecek ve otelden kaynaklandığı tespit edilmesi durumunda doktor ve hastane giderleri yüklenici tarafından karşılanacaktır.
6. İdarece talep edilen toplantılarda yabancı dil bilen eleman bulundurulacaktır. Simültane tercüme gerekmesi durumunda bu husus ayrıca değerlendirilecektir.
7. Programa ait duyurular, değişiklikler sürekli olarak otellere ait kapalı devre televizyon kanalları ve salonlardaki ekranlar vasıtası ile duyurulacak, 100 kişiden fazla katılımcı olması durumunda katılımcılar arasında iletişimi sağlamak amacıyla mesaj programları hazır edilecektir
8. Teknik gezi programlanması durumunda her kırk kişi için bir otobüs hazır edilecektir. Bu talep ve teknik gezi programı idare tarafından 15 gün öncesinden resmi olarak bildirilmemesi halinde yüklenicinin ücret isteme hakkı saklı kalacaktır.
9. Genel Müdürlüğün herhangi bir yetkilisi tarafından burada yazılan ve ek şartnamelerde önceden mutabık kalınan hususlar dışında başka bir istekte bulunulmayacaktır.
10. Katılımcılardan şikâyet gelmesi durumunda eğitim sorumlusu ve yüklenici temsilcisi konuyu müzakere edecek, anlaşma sağlanamaması halinde Eğitim Şube Müdürünün kararı kesin sayılacaktır.
11. Orman Genel Müdürlüğünün 2010 yılı hizmet içi eğitim programı ihale sonuçlanır/sonuçlanmaz ilgili firma işe paylaşılacak, daha verimli bir program yapılması için gerekli düzenlemeler müştereken yapılacak ve nihai program belirlenecektir. Bunun üzerine bir değişiklik olması halinde en azından 25 gün öncesinden yükleniciye bildirilecektir.
12. Bu şartnamede sayılan tüm hususlar belirlenen fiyatın içindedir. Orman Genel Müdürlüğünce herhangi bir ek ödeme yapılmayacaktır.

OGM Hizmetiçi Egitim Şartnamesi-Ocak2010